－本部でどのようなフォローをされていましたか？

「安心でんしょばと」の導入時に発足した「運営検討委員会」を活用し、現場を知る児童館長や学童クラブ職員から意見をもらいながら、「予定実績管理機能」の運用ルールを決めました。現場職員と一緒にルールを作ることで、実際の業務とのギャップが生まれないよう工夫をしました。

－運営検討委員会ではどのように進めましたか？

予定実績管理機能の運用ルールを決めるにあたって、まずは現場の状況を正しく把握することが大切だと考えました。そこで、各学童クラブでの予定の確認方法などについて、委員の皆さんに情報を持ち寄ってもらいました。その結果、当日の利用予定児童を確認するタイミングが施設の規模によって異なることが分かりました。現場の運用をベースにしながら、ズレが出ないよう意識して、丁寧に検討を進めました。現場のことをよく分かっているメンバーと一緒に検討できたことは、大きな安心材料になりました。

－運営検討委員会で協議が難航したルール作りはありましたか？

「利用予定の締め切り時間」の設定についてです。ラインズさんから、保護者の申請に関しては締め切り時間や機能の組み合わせなど、さまざまな設定が可能と説明を受け、いくつかの設定例も提示いただきました。その内容をもとに運営検討委員会で協議を行い、職員の業務負担を軽減しつつ、保護者と現場が混乱しないようなルールづくりを重視しました。

－予定実績管理機能導入にあたり、職員の方の反応はいかがでしたか？

導入前に、ラインズさんの協力のもと研修会を実施しました。西東京市の運用ルールを研修テキストに反映していただき、現場に寄り添ったサポートもしていただきました。その結果、研修後の職員アンケートでは「よく理解できた」「ある程度理解できた」という回答がほとんどでした。職員の理解を得たうえで導入できたことで、大きな混乱なくスムーズに運用をスタートすることができました。

ありがとうございます。

「安心でんしょばと」には2つの申請機能があり、締め切り時間の機能の組み合わせなど、運用に応じた柔軟な設定が可能です。
これまでの導入事例や設定例をもとに、現場の業務フローに合わせたご提案をいたします。無理なくご活用いただけるよう、段階的な導入やサポート体制もご用意しています。